Como lidar com a auditoria da Microsoft em sua empresa. Se a sua empresa utiliza softwares da Microsoft, é importante saber que a empresa pode realizar auditorias para verificar se todas as licenças estão devidamente regularizadas. Essa prática é comum e faz parte da estratégia de combate à pirataria.

Aqui estão os nomes dos softwares e serviços pagos mais populares da Microsoft:

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher)
Windows (Windows 10, Windows Server)
Microsoft Teams
Dynamics 365
Visual Studio
Microsoft SQL Server
Azure
Microsoft 365 (anteriormente conhecido como Office 365)
Power BI
SharePoint

Esses são apenas alguns dos produtos e serviços mais populares da Microsoft que muitas empresas usam em seu dia a dia. É importante que as empresas estejam em conformidade com as leis de licenciamento para evitar possíveis consequências legais e financeiras.

Resumo

Neste artigo, vamos explicar como a auditoria funciona e o que fazer caso a sua empresa seja auditada.

O que é a Auditoria da Microsoft?

A auditoria da Microsoft é uma prática que a empresa utiliza para verificar se as empresas estão utilizando seus softwares de maneira legal e de acordo com as licenças adquiridas. A auditoria pode ser iniciada de forma extrajudicial e é uma forma de incentivar a regularização de licenças em empresas que estejam em situação de déficit.

Por que a Microsoft realiza auditorias?

A Microsoft realiza auditorias para garantir que as empresas que utilizam seus softwares estejam fazendo isso de maneira legal e regularizada. Além disso, a empresa busca combater a pirataria de software, que é um problema global e que pode trazer prejuízos significativos para as empresas que utilizam softwares ilegais.

O que acontece durante a auditoria?

A auditoria começa de forma extrajudicial, com contato por telefone ou e-mail por parte dos auditores da empresa. Eles irão solicitar que a empresa preencha uma planilha chamada PUA com todas as licenças de todos os dispositivos utilizados pela empresa. Essa planilha permitirá que a Microsoft realize o confronto de licenças cadastradas em seus controles com as que a empresa informou na planilha.

Caso exista alguma diferença na conferência, eles irão solicitar o envio de notas fiscais para comprovar a legalidade dos softwares em déficit encontrados. Inclusive, a Microsoft pode solicitar as notas fiscais de equipamentos adquiridos já com o software instalado, como computadores e notebooks, por exemplo.

Por que é importante guardar notas fiscais de softwares?

A Microsoft não entende que não é mais necessário guardar notas fiscais de softwares depois de um determinado período de tempo, mesmo que a necessidade fiscal tenha expirado. Por isso, é importante guardar as notas fiscais de todos os softwares adquiridos pela empresa, mesmo que já tenham passado 5 anos ou mais.

O que acontece se a empresa não regularizar as licenças?

Caso a empresa não regularize as licenças em déficit, a Microsoft pode tomar medidas legais para exigir a regularização, que podem incluir processos judiciais. No entanto, a intenção da empresa não é fechar a empresa ou abrir um processo judicial contra ela. O objetivo da auditoria é regularizar as licenças para que a empresa possa utilizar os softwares de maneira legal.

Como evitar a auditoria?

A melhor forma de evitar a auditoria é manter todas as licenças de software regularizadas e em dia. Além disso, é importante manter um controle atualizado das licenças utilizadas pela empresa e garantir que elas estejam em conformidade com as necessidades da empresa.

O que fazer se a empresa for auditada?

Se a sua empresa for auditada, é importante manter a calma e seguir o processo indicado pela Microsoft. O objetivo da auditoria não é fechar sua empresa ou abrir um processo judicial, mas sim regularizar a situação comprando as licenças dos produtos em déficit.

É essencial manter todas as licenças dos softwares em dia, guardar as notas fiscais de todos os equipamentos adquiridos com software instalado e preencher corretamente a planilha PUA, caso seja solicitada.

Além disso, é importante lembrar que a auditoria não se restringe apenas à equipe de auditores da Microsoft, mas também pode ser iniciada por denúncias através do portal Denuncie Pirataria, administrado pela ABES e BSA.

Ao seguir o processo indicado e regularizar a situação dentro do prazo estabelecido, a auditoria é encerrada e a empresa evita problemas financeiros e de reputação. Portanto, é fundamental manter a legalidade dos softwares e estar sempre em dia com as licenças.

Regularização

A regularização das licenças de software é uma tarefa importante e complexa, que demanda tempo e conhecimento técnico. Por isso, se você precisa regularizar a situação da sua empresa em relação às licenças de software, a Netlogs TI pode ajudá-lo nessa jornada.

Com anos de experiência na área de tecnologia da informação, nossa equipe está preparada para auxiliar sua empresa em todo o processo de regularização de licenças, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações vigentes. Entre em contato conosco e saiba mais sobre como podemos ajudá-lo!

Conclusão

Em conclusão, a auditoria da Microsoft pode ser uma experiência intimidadora para muitos empresários, especialmente para aqueles que não estão familiarizados com as políticas de licenciamento da empresa. No entanto, é importante entender que a Microsoft está empenhada em ajudar as empresas a regularizar sua situação e evitar práticas de pirataria de software.

Se você seguir os procedimentos corretos, como fornecer as informações solicitadas pelos auditores e comprar as licenças necessárias para seus produtos, pode evitar problemas legais e financeiros no futuro.

Portanto, em vez de se preocupar com a auditoria da Microsoft, os empresários devem usá-la como uma oportunidade para revisar seus processos de licenciamento de software e garantir que estão em conformidade com as políticas da empresa. Além disso, é importante garantir que seus funcionários estejam cientes das políticas de licenciamento e das implicações da pirataria de software.

Em última análise, o objetivo da auditoria da Microsoft não é prejudicar as empresas, mas sim ajudá-las a se manterem em conformidade com as políticas de licenciamento de software e evitar práticas ilegais. Portanto, em vez de temer a auditoria da Microsoft, as empresas devem vê-la como uma oportunidade para aprimorar seus processos e melhorar sua reputação no mercado.